Terbit Tepat Waktu

Dari sekian banyak alasan yang dikemukakan, prioritas utama ditempati oleh masalah approval atau persetujuan materi dari pihak terkait. Maklum saja, hal ini sangat krusial dan penting, terutama bagi media internal yang mengutamakan keabsahan materi.

Sejatinya, masalah di atas sangat jamak dan berlaku pula di berbagai media internal. Mungkin, hal ini lebih disebabkan karena kita semua cenderung untuk terbit “terlambat” tetapi dengan berita yang “benar”, ketimbang harus terbit “tepat waktu” namun memuat informasi yang “salah”. Tentu saja pilihan pertama jauh lebih baik daripada pilihan kedua.

Sebenarnya ada beberapa trik atau tips yang dapat diimplementasikan untuk meminimalisir unsur “telat terbit”. Meski demikian, hal ini hanya dapat dilaksanakan dan memperoleh hasil terbaik apabila semua pihak komit menjalankannya. Hanya dengan komitmen yang kuat, maka media internal dapat terbit tepat waktu dengan isi yang dapat dipertanggungjawabkan.

 

Susun Jadwal Terbit

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyusun jadwal terbit. Bukankah keterlambatan hanya dapat dideteksi dengan bersandar pada jadwal yang telah ditetapkan? Tanpa  jadwal terbit, maka sebuah media internal mustahil mendefinisikan makna terbit “tepat waktu” maupun “terlambat’ secara tepat.

Dalam menyusun jadwal terbit, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Yang pertama, susunlah jadwal terbit dengan memadukan antara kepentingan perusahaan dan juga kalender umum. Mengapa demikian? Sebagaimana kita ketahui, setiap perusahaan pada umumnya memiliki business plan tersendiri yang akan dijalankan dalam kurun waktu setahun. Hal ini terkait erat dengan kinerja yang hendak dicapai oleh perusahaan. Jadi, dengan memperhatikan jadwal perusahaan, media internal dapat mengambil peran yang cukup signifikan dalam menyukseskan pencapaian berbagai tujuan yang ditetapkan perusahaan.

Selaras dengan hal tersebut, perlu diperhatikan pula peristiwa-peristiwa umum yang terjadi dalam kurun waktu sama. Sebagai contoh, menjelang lebaran banyak perusahaan percetakan yang tutup selama 2 minggu penuh, yaitu seminggu sebelum dan sesudah lebaran. Padahal, pada saat yang sama, load percetakan sedang tinggi-tingginya. Jika media internal “gagal” menyikapinya dengan bijak, boleh jadi media internal tidak masuk dalam antrian percetakan dalam kurun waktu tersebut. Hasilnya, media internal pun TELAT terbit.

Oleh karenanya, perencanaan jadwal terbit yang matang merupakan salah satu kunci keberhasilan “terbit tepat waktu” yang tidak boleh diabaikan.

 

Proses Kerja

Hal kedua yang cukup signifikan memengaruhi ketepatan waktu terbit adalah kandungan (konten) media internal. Jumlah rubrik atau artikel yang perlu mendapatkan approval (persetujuan) dari user sangat menentukan ketepatan waktu terbit. Semakin banyak artikel jenis ini, maka potensi keterlambatan semakin besar. Namun demikian, hal ini dapat diatasi apabila proses persetujuan dapat dipersingkat.

Ada beberapa trik yang dapat diimplementasikan guna mempersingkat waktu approval.

  1. Dahulukan kebenaran kandungan artikel, ketimbang masalah tipografi. (melakukan revisi tipografi dari materi yang belum di approved (disetujui) oleh user hanya akan memperpajang proses approval)
  2. Beri deadline waktu revisi (maksimal 2 hari).
  3. Secara paralel, lakukan editing tipografi.
  4. Padukan hasil revisi user dengan editing tipografi, untuk kemudian disetujui oleh user (maksimal 2 hari).
  5. Keempat proses tersebut di atas harus dibatasi pengulangannya, yaitu maksimal 2 kali. Oleh karenanya dibutuhkan keseriusan dari setiap pihak.

 

Pembagian Prioritas Konten

Selain berisi rubrik / artikel yang bersifat mandate (harus mendapatkan persetujuan dari user), pada umumnya media internal berisi pula berbagai artikel semi mandate. Agar dapat terbit tepat waktu, ada baiknya komposisi artikel mandate tidak lebih dari 60% kandungan media internal. Empat puluh persen lainnya dapat diisi berbagai artikel semi mandate seperti artikel penambah wawasan dan elemen pelengkap lainnya (mis : daftar isi, editorial, cover depan + cover belakang, kuis dan iklan).

Khusus untuk rubrik atau artikel semi mandate, upayakan untuk membuat stok selama minimal 3 edisi berturut-turut. Tentu saja setiap artikel harus selaras dengan kondisi yang ada. Sebagai contoh, untuk edisi lebaran, maka artikel-artikel semi mandate dapat dipersiapkan jauh hari sebelum bulan puasa tiba. Demikian pula pada momentum liburan anak, natal, hari kemerdekaan, hari keagamaan dan lain sebagainya. Dengan adanya stok artikel, maka proses approval dapat dilakukan lebih cepat tanpa perlu mengganggu proses approval artikel-artikel mandate.

 Tentunya, banyak hal lain yang perlu diperhatikan agar sebuah media internal dapat terbit sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Namun, unsur utama yang tidak boleh dilupakan adalah komitmen dan kerjasama harmonis dari seluruh pihak terkait. Tanpa kedua hal tersebut, tampaknya kesuksesan untuk terbit tepat waktu hanya akan menjadi fatamorgana yang selalu berwujud maya.

integriti

Berikan Komentar Anda

Your email address will not be published. Required fields are marked *

WhatsApp chat