Implementasi BBM Online & Mobile Shifting, Mudahkan Monitoring Pekerja

Semenjak dua bulan ini, para pekerja di lapangan di PT Haleyora Power (HP) dapat menggunakan aplikasi BBM Online dan Mobile Shifting. Kedua aplikasi ini memiliki fungsinya masing-masing, namun tujuan utamanya jelas untuk mengurangi pemakaian kertas untuk mendokumentasikan data-datanya. Penciptaannya pun didorong oleh instruksi dari Direktur Utama HP yang menginginkan adanya digitalisasi data di lingkup perusahaan pada tahun ini.

Jumlah pemakaian bahan bakar minyak (BBM) perlu sekali dapat dimonitor secara aplikasi, sebab yang membutuhkan online melalui datanya bukan hanya bagian operasi saja, tetapi juga bagian keuangan. Dikarenakan hal ini mempengaruhi seberapa besar jumlah anggaran yang akan diberikan untuk region atau area tertentu untuk BBM mobil dan motor operasionalnya.

“Sebelum membuat (aplikasi) kan kita interview dulu. Dari sana kita tahu bahwa ada beberapa area yang memiliki pengeluaran cukup besar untuk BBM, bahkan melebihi biaya makan, dan sebagainya; malah sampai ada yang harus ditalangi dulu (oleh Manajer Area). Jadi, untuk mencegah hal seperti itu, kita harus punya prediksinya terlebih dulu,” kata Akbar Nugroho, Plt. Supervisor IT PT Haleyora Power.

Dengan telah adanya aplikasi yang membuat pencatatan data lebih terstruktur dan tersimpan rapi di server tersendiri, maka membuat pengambilan data itu untuk diolah lagi menjadi sebuah prediksi tren pada kondisi tertentu di masa depan menjadi lebih mudah. Sebab, data yang tersimpan itu dapat ditampilkan di dashboard dalam bentuk grafik atau diagram.

Sebelumnya, pencatatan BBM untuk masing-masing mobil atau motor operasional yang dipergunakan untuk operasional di lapangan itu dilakukan secara manual oleh pekerja yang menyupirinya. Di akhir hari kerja, mereka akan mencatat berapa kilometer dan liter bensin yang sudah dibelikan untuk mobil atau motor itu. Tak lupa mereka harus meminta nota pembelian BBM itu, sehingga bisa difoto, kemudian diunggah di aplikasi BBM Online sebagai bukti pelaporan. Selain itu, mereka juga harus memasukkan jenis mobil, nomor polisinya, serta regu siapa dan kegiatannya apa di hari itu, sebagai data yang valid untuk pemakaian BBM tersebut.

“Data-data harian itu akan direkap admin di area setiap bulannya. Lalu, laporan rekap itu akan dianalisa oleh supervisor atau ketua regunya, lalu Manajer Area, dan akan dilaporkan ke Manajer Regionnya. Soalnya ini akan diberitahukan ke PLN juga mengenai biaya BBM, sebab ada beberapa area PLN yang meminta data BBM, misalnya untuk suatu area dan/atau pekerjaan,” jelas Akbar.

Kegiatan merekap data tersebut menjadi mudah karena aplikasi. Rekap itu juga bias menunjukkan tren tertentu, misalnya tren pemakaian BBM tertinggi itu ada di bulan dan hari apa, dan biasanya disebabkan oleh kejadian apa. “Misalnya pada saat menjelang Lebaran yang biasanya pemakaian kendaraan akan tinggi, serta ketika musim hujan atau malam hari, yang mana lampu mobil akan sering digunakan,” terang Akbar.

Sementara, aplikasi Mobile Shifting digunakan untuk mencatat absensi para pekerja ketika menjalankan shift-nya masing-masing. Jadi, sebelum berangkat bertugas, koordinator atau ketua regunya harus mengisi aplikasi ini dulu sebagai bukti kalau mereka menjalankan tugas shift-nya. Isiannya terdiri atas jadwal shift-nya, nama regu (termasuk nama ketua dan anggotanya), perlengkapan (alat kerja dan APD) yang dibawa, dan masing-masing orang harus selfie lalu mengunggah fotonya di aplikasi.

Perubahan positif dari adanya kedua aplikasi yang bisa diunduh dari link yang ada di situs haleyorapower.co.id ini yaitu bias lebih memantau pemakaian BBM maupun pelaksanaan pekerjaan yang memakai sistem shift. Setelah mulai disosialisasikan pada akhir tahun lalu, Divisi IT HP pun mulai menerima beberapa feedback dari pengguna, sehingga ke depannya akan terus melakukan penyempurnaan, perubahan tampilan aplikasi, dan sebagainya.

“Sekarang ini, kami memantau saja kalau ada yang masih belum menggunakan (kedua) aplikasi ini, dan akan tetap diencourage untuk menggunakannya. Yang masih menjadi tantangannya (dalam implementasi) lebih karena habit, karena mayoritas pekerja di luar sana itu sudah berumur, sehingga kalau mereka disuruh menggunakan aplikasi itu agak bingung. Solusinya, kita menunjuk anak-anak mudanya untuk mengajarkan kepada mereka,” kata Akbar.

(Media Halyeora Edisi 1 tahun 2018, PT Haleyora Power)

integriti

Berikan Komentar Anda

Your email address will not be published. Required fields are marked *

WhatsApp chat