Atur Prioritas Pekerjaan

Pekerjaan menggunung bukan alasan kita untuk stres. Untuk itu, ayo atur pekerjaan dengan memprioritaskan pekerjaan yang paling penting agar cepat dan ringan penyelesaiannya.

Terkadang pekerjaan memang datang berbarengan dan numpuk seketika. Terlebih, jika kita suka menunda pekerjaan yang lainnya. Dalam menghadapi hal tersebut, kita akan dibuat bingung atas pilihan dalam mengutamakan pekerjaan. Apalagi jika deadline pengerjaannya berdekatan. Hal ini akan menjadi pekerjaan yang lumayan berat untuk kita. Tapi, jangan khawatir, berikut ini ada tiga langkah sederhana namun strategis dalam mengatur prioritas pekerjaan agar kita tidak bingung dalam menentukan pekerjaan mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu.

Tiga Langkah Strategis

Cara dalam mengatur prioritas kerja menjadi salah satu jenis keterampilan yang harus dimiliki oleh pekerja profesional atau profesi lainnya. Kemampuan ini mesti dimiliki oleh kita sebagai pekerja yang berada di semua level dari staf, manajer sampai ke direktur sekalipun. Untuk menentukan prioritas pekerjaan, berikut ini tips sebagai langkah utama yang harus diambil untuk mendapatkan prioritas kita secara tepat.

Langkah pertama adalah catat semua kegiatan dan tugas-tugas pada hari ini. Untuk lebih rapih, buatlah daftar segala sesuatu yang ingin dilakukan pada hari ini, bersama dengan batas waktu yang kita miliki. Hal ini mencegah kita untuk hanya mengandalkan ingatan saja, yang terkadang ada hal yang terlewat atau lupa. Untuk itu, mulailah budayakan mencatat di atas kertas agar tidak ada yang terlewat.

Kemudian, langkah kedua ialah cobalah untuk memberikan nilai yang paling penting untuk setiap tugas atau kegiatan yang ditulis diatas kertas tersebut. Gunakanlah skala 1 sampai 10, dimana nilai 1 artinya kegiatan atau tugas tersebut “sangat penting“, dan 10 artinya “tidak terlalu penting”. Hal ini dapat menjadikan tugas kita lebih terorganisir dibanding hanya sekedar mencatat tanpa membuat prioritas utamanya.

Selanjutnya ialah pengelompokkan pekerjaan yang paling penting. Pengelompokkan pekerjaan menjadi langkah ketiga setelah menentukan nilai kepentingan pada pekerjaan. Dalam hal ini, coba tentukanlah prioritas “A“ untuk tugas-tugas dengan nilai antara 1 sampai 3, dimana nilai ini adalah prioritas utama yang harus dikerjakan. Kemudian, berikan nilai prioritas “B“ untuk nilai – nilai antara 4 sampai 6. Selanjutnya, tentukan nilai prioritas “C“ untuk nilai 7 sampai 10. Pengelompokkan ini akan membantu kita mengerjakan dan melanjutkan pekerjaan-pekerjaan dengan skala prioritas paling penting.

Dalam menentukan prioritas, sebaiknya juga kita dapat mendiskusikannya kepada atasan sebagai pemberi tugas. Dari diskusi ini kita dapat meminta saran mengenai prioritas waktu yang telah disusun. Tujuannya ialah agar upaya kedua belah pihak memiliki prioritas kerja yang sama pada hari itu.

Pemborosan Waktu

Dalam menghadapi pekerjaan yang menumpuk, kita juga harus waspada terhadap sumber pemboros waktu kerja yang membuat pengerjaan tugas menjadi molor karena beberapa hal yang tidak terlalu urgent. Ada berbagai faktor yang biasanya paling banyak menyita waktu waktu kerja di kantor seperti rapat-rapat yang tidak efektif.

Rapat-rapat yang membahas program atau agenda yang terhitung masih lumayan lama pengerjaannya, rapat yang melebar kemana-mana pembicaraannya, rapat-rapat yang tidak ada “time-keeper”nya, adalah jenis rapat yang akan merampas waktu produktif kerja kita. Untuk itu, jika ada rapat yang seperti demikian ketika pekerjaan sangat menumpuk, maka bicaralah terlebih dahulu kepada atasan tentang keadaan kita agar lebih dapat dipahami.

Penggunaan internet yang tidak efektif juga menjadi kendala saat kita sedang bekerja. Ada tujuh aktivitas di internet yang paling banyak membuang jam kerja, seperti situs jejaring sosial seperti Facebook, Twitter, dan lain-lain. Untuk menikmati situs jejaring sosial tersebut bisa saat kita sedang istirahat atau benar-benar senggang.

Pengarsipan dokumen yang tidak rapih dapat menyita waktu kita. Pasalnya, kita akan membuang waktu untuk mencari data dan arsip yang kita butuhkan sehingga menimbulkan kejengkelan dan stres. Untuk itu, cobalah mulai merapihkan arsip dengan rapih dan baik agar jika dibutuhkan dapat langsung terlihat.

Dari pengaturan prioritas pekerjaan ini, kita dapat memetik pelajaran bahwa waktu seperti pedang, jika kita tidak gunakan sebaik-baiknya maka akan tambah menyusahkan kita. Oleh karena itu, aturlah waktu, seperti layaknya kita mengatur uang. (Oleh: Novita Puspa)

integriti

Berikan Komentar Anda

Your email address will not be published. Required fields are marked *

WhatsApp chat